1. O que é um programa de compliance?
O programa de compliance é um conjunto de procedimentos para o cumprimento de regras internas e externas definidos por uma empresa que deseja atuar dentro da regularidade. O programa de compliance conta com uma redação como se fosse um passo a passo do que é permitido ou não fazer, seja pela diretoria e ou demais colaboradores da empresa, atendendo às exigências normativas e técnicas do segmento do negócio. A política organizacional deve comtemplar também, a prevenção dos riscos operacionais, a gestão dos riscos existentes, identificando possíveis erros e apresentando soluções eficazes a serem cumpridas dentro de um prazo razoável para não prejudicar o negócio da empresa.

2.Quais são os níveis do compliance?
No Compliance identificamos quatro níveis: I. Ser compliance: É quando a empresa e os seus colaboradores estão alinhados às normas da organização e orientados oficialmente a agir de conforme a ética e idoneidade; II. Estar em compliance: Está relacionado não apenas às normas internas da empresa, mas também à legislação à qual a empresa responde. É estar em conformidade com os regulamentos externos. III. Ser e estar em compliance: É agir de acordo com as normas internas da empresa e com a legislação. Está relacionado à postura individual dos trabalhadores, independente da função ou cargo que ocupa na organização. Ter um time que é e está em compliance é resultado direto de um programa de compliance bem estruturado. IV. Risco de compliance: É a ausência de qualquer política de gestão de riscos. Uma empresa sem gestão de riscos está sujeita a sanções legais, perdas financeiras e de reputação. A melhor forma de ser e estar em compliance é simplesmente seguir as regras internas e externas.

3. Como implantar o compliance nas empresas?
A implantação de um programa de compliance é função da alta administração, ou seja, CEO e Diretoria. O primeiro passo é buscar um profissional dentro ou fora da diretoria que tenha as habilidades desejáveis para a função de compliance officer. Deve ser uma pessoa diplomática e capaz de dialogar com os diferentes setores da empresa, sempre pautada pela ética para a tomada de decisões. A essa pessoa compete, realizar uma análise de riscos para entender quais serão os desafios de implantar um programa de compliance. Com a análise concluída, vai criar um plano de ação para que a transição ocorra dentro do esperado pela organização naquele momento. Em paralelo à formulação de um Código de Conduta. O compliance officer deve gerir os riscos das práticas diárias, além de conscientizar os diretores e demais colaboradores sobre a importância de ser e de estar em compliance.

4.Quais exemplos de compliance podemos considerar na prática?
Nenhuma empresa quer que os seus dados sensíveis e de seus clientes caiam em mãos erradas, portanto, a análise de risco faz parte importante de um programa de compliance. Um exemplo é a transferência da base de dados de um servidor interno para um servidor remoto, na nuvem. Estratégias, objetivos e estruturas alinhados aos treinamentos constantes dos colaboradores garantirão que todos estejam na mesma “página”, respeitando as normas internas e a legislação vigente. Outros dois pontos importantes para identificar eventuais irregularidades que possam ser cometidas são o controle de qualidade interno e a auditoria especializada externa, além da manutenção um canal de denúncias, onde as irregularidades possam ser comunicadas anonimamente por qualquer colaborador.

Veja a primeira parte do artigo “Descomplicando Compliance”.

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1. Com que periodicidade,  as regras de compliance precisam ser revisadas?

A atualização deve ser feita anualmente ou no máximo a cada 3 anos, porque a realidade vai se modificando, assim como os delitos, especialmente diante dos avanços das tecnologias. Se conhecermos os novos riscos, poderemos manter a prevenção e modernizar os parâmetros esperados dos colaboradores. Essas revisões também  servem para completar alguma informação ou esclarecer algum ponto que não ficou explicitado para a equipe de gestores e colaboradores no treinamento anterior.

2. O treinamento é fundamental  para completar a atualização?

Certamente, o treinamento  é a hora de reforçar  a cultura ética  da empresa e deve ser retomado periodicamente para manter os valores  vivos e evitar riscos reputacionais  à imagem da companhia. Nos treinamentos , o profissional  irá rever detalhes da política de integridade  e regras de governança da  organização e  da conduta que se espera dele,  visando antecipar possíveis riscos. O treinamento  presencial ou digital tem a função de chamar a atenção do colaborador para os pontos importantes do Código de Conduta e ajudará a memorizar os regramentos de maneira mais assertiva.

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3. Qual é a área mais sensível?

Sem dúvida, aquela que interage e negocia com a administração pública  porque é fundamental   assegurar que a linha da integridade não seja ultrapassada entre as esferas privada e a pública. Essas diretrizes  precisam estar claras no Código de Conduta da empresa, principalmente porque vivemos em  sociedade informatizada,  onde há uma superexposição das empresas e os danos à imagem podem ser imediatos em decorrência de disseminação de informações, verídicas ou não,  pelos sites,  redes sociais e aplicativos de mensagem.

4. O Código de Conduta também deve ser atualizado?

Este documento é o coração do Programa de Compliance , porque expressa a cultura da empresa e  tem a função  de orientar e padronizar  a atuação dos profissionais,   estipulando regras cotidianas para sustentar padrões de comportamento esperados, evitando mal- entendidos  e tornando mais simples e objetivo o relacionamento com clientes, gestores, parceiros, fornecedores e outros públicos.  Deve ter sempre como pilares, a ética, a  justiça e a accountability. Também é uma ferramenta  de transparência, na qual a organização assume publicamente seus compromissos com a ética empresarial, gerando valor e  sustentabilidade.

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