Um dos problemas que é reincidente é a falta de controle das informações da área, pois utilizam-se várias planilhas em Excel que foram modificadas de gestão para gestão, perdendo-se informações.

E a falta de informações acaba por colapsar por vezes o jurídico, que não sabe o dimensionamento certo de demandas diárias a atender e o que pode ser terceirizado ou não. Então, precisa-se fazer um trabalho forte de mapeamento do processo e entender o que é legado e como se dará o processo da implantação em diante.

Outro problema é a resistência natural à implantação de uma plataforma. Por vezes, o jurídico recebe bem o sistema, mas precisa trabalhar internamente de forma que as áreas imputem as informações na plataforma e desistam dos infindáveis e-mails.  Toda implantação de sistema tem um início árduo, de resistência e reclamações. Com o tempo é normalizado e o ganho é visivelmente verificável, ganhando agilidade e controle e acesso rápido às informações.

Quais são as dificuldades mais comuns nos treinamentos em plataformas contratuais?

São relativas aos campos, acesso, criação de senhas e tudo mais. Porém, o argumento positivo é o ganho em escala e controle e médio prazo que se obterá, bem como qualquer dificuldade que pode ser superada com o uso do sistema.

Quando implementamos um sistema na América Latina acreditávamos que seria bem complicado, inclusive o treinamento, pela questão cultural e a língua. Porém, os latinos foram muito receptivos à utilização da plataforma e elogiaram bastantes os benefícios que elas trouxeram.

Fizemos um trabalho grande de elaboração de manuais em espanhol e equipe de suporte em espanhol, para permitir a eles maior conforto ao resolver os problemas.

Quando o jurídico de uma empresa inicia o processo de implantação de um sistema de gestão, quais são as principais expectativas?

Inicialmente é ter o controle das informações via relatórios gerenciais, de forma dinâmica.

As maiores demandas também é ter uma forma de controle de vencimento de prazos, integração com assinatura eletrônica e templates pré-fixados, de forma que as minutas sejam geradas automaticamente de acordo com preenchimento de campos pré-definidos, chamados de variáveis.

Estes sãos os desejos comuns e a cada reunião há uma expectativa específica de acordo com o segmento da empresa e o processo de atuação. Em algumas apresentações , o essencial era obter as aprovações de forma sistêmica dos diretores, visto que o processo manual demandava muito tempo.

A Inteligência artificial pode auxiliar na gestão contratual?

Acredito fortemente nessa tendência, inclusive a LBCA tem sua plataforma de IA, a Diana.

A inteligência artificial na área contratual pode ajudar no sistema de buscas em documentos, facilitando a pesquisa e otimizando os processos, principalmente quando se trabalha on demand.Todo mecanismo que facilita a busca de informações, inclusive em órgãos públicos, como juntas comerciais e demais órgãos, facilita a confecção dos documentos e seu saneamento.

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Inicialmente é importante ter uma plataforma ou sistema que permita um workflow de trabalho, de forma que todos os participantes do fluxo consigam interagir, como procurement, equipe interna e equipe externa. Assim, evita-se perda de informações e consegue-se auferir onde estão parados os projetos.

Paralelamente, as plataformas contratuais permitem que se realize de forma automatizada a geração de templates automáticos, inserção de banco de cláusulas, controle de vencimento de projetos, verificação da performance, como dos profissionais, retorno das áreas e tempo de confecção do documento de seu input na plataforma até seu arquivamento.

Enfim, tudo que é trabalhado dentro da plataforma permite a relação de relatórios gerenciais de forma dinâmica, sem necessidade de análise de planilhas de excel, permitindo entregas rápidas e também tomadas de decisões rápidas.

Poderia citar um case de sucesso de utilização da plataforma contratual, o Legalbox?

Sim, um cliente implementou a plataforma em 8 países, 1 no Brasil e 7 na América Latina e Europa. Um dos benefícios foi a facilidade de localizar onde os projetos estavam parados (qual setor) e assim adotar medidas de cancelamento de demandas paradas há mais de 180 dias, permitindo a diminuição do backlog e uma atuação do jurídico mais ativa.

Outro grande benefício foi no sentido de todos os jurídicos de cada país se intercomunicarem via plataforma, esclarecendo dúvidas ou encaminhando as demandas aos responsáveis pela análise por força da legislação. Esse mecanismo acelerou a conclusão dos projetos de forma que as demandas fossem atendidas e solucionadas em um tempo menor, comparado à utilização de e-mails.

Além da gestão de contratos, é possível se falar de uma plataforma de gestão documental, comportando outros tipos de documentos?

Sim, é possível. Tivemos essa experiência com uma plataforma customizada para a gestão de procurações, que comportava além do workflow (solicitação – aprovação – jurídico), a geração de templates automáticos em novas procurações e renovações, controle de vencimento e principalmente alerta de desligamento dos outorgados.
Nesse sistema, o RH da empresa encaminha mensalmente à equipe técnica o rol de desligados, de forma que a plataforma é alimentada a não se permitir mais a eleição desses outorgados em novos pedidos e alerta em cor distintiva as procurações vigentes com os outorgados desligados, de forma que se possa proceder à revogação das procurações.

Realizando-se o mapeamento adequado, é possível conceber um sistema de controle de atos societários, marcas, regulatório, e o que for necessário.

Na plataforma de gestão de contrato, é possível fazer uma integração com assinatura eletrônica, fundamental nesses tempos de Codiv-19?

Sim, não apenas possível, como recomendável. A assinatura eletrônica atualmente é um caminho sem volta, que gera rapidez e redução de custos com reconhecimento de firmas e custos de deslocamentos. Além disso os tribunais a reconhecem como se fossem assinaturas físicas.No Legalbox realizamos a integração com o docusign, na qual o usuário, via Legalbox, consegue disparar o envelopamento e pelo próprio sistema acompanha a coleta de assinaturas até sua assinatura definitiva.

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